Giv et afslag og få en ambassadør
Kære ledere og HR-chefer
Jeg ved I hader det.
I fik 54 ansøgere til stillingen, og I har haft de fire mest velegnede til samtale.
Nu har I truffet jeres valg og glæder jer til at ringe til det menneske der forhåbentligt siger ja til at blive jeres nye kollega.
Men hvad med de andre 53 som skal have besked om at de ikke fik stillingen?
Den besked glæder I jer ikke til at skulle give. I behøver ikke at lade som om. Jeg har været der selv, og det føles aldrig rart at skuffe andre mennesker. (Hvis det gør, er det fordi I er blevet ligeglade. Og så er I for alvor i problemer, men den tager vi en anden gang.)
Men hvad nu hvis jeg sagde at I kunne gøre afslaget til en rigtig god oplevelse? For jobansøgerne. Og hvis det var en god oplevelse for dem, så ville det også være rarere for jer, ikke sandt? En lidt bedre dag på jobbet.
Giv jobansøgeren et virkelig godt afslag. Det er det hele værd
Altså, faktisk er det endnu bedre. I har muligheden for at give et afslag der er så godt at jobansøgeren vil tale godt om jeres virksomhed til andre; straks beslutte sig for at søge hos jer så snart chancen byder sig igen - og med al sandsynlighed siger tak for den måde I gav afslaget på.
Læs her hvordan det gøres. Jeg slutter af med en tjekliste. Så hvis du er typen der bare skal have svaret med det samme, så scroll ned til tjeklisten i bunden.
Undgå tavshedsfælden
Allerede før I slår stillingen op, kender I forløbet i grove træk. Der vil komme en bunke ansøgninger frem til fristen, og heraf vil I udvælge 3-6 kandidater som I tager til samtale. Men hvad med dem som I allerede nu ved ikke går videre? Hvad med bunken?
De fleste virksomheder sender først afslaget når stillingen er besat. Det har jeg selv gjort som HR-chef, så ingen gloriepudsning her. Det er da praktisk. HVIS nu der alligevel ikke er nogle af dem I har kaldt til samtale, der duer, kan I gå tilbage i bunken. Og de vil jo gerne have jobbet, så det kan de da ikke have noget imod.
Men helt ærligt. Det er en dårlig idé. Og egoistisk. Det er KUN til fordel for jer og overhovedet ikke for jobansøgeren. De ved da godt at I er i gang med at indkalde til samtale umiddelbart efter ansøgningsfristen. Så hvis de ikke hører noget inden for en uges tid eller halvanden fra fristen, så regner de intet nyt som et afslag.
Lige der har I mistet muligheden for at gøre det godt.
I har truffet det valg at afslaget består af tavshed. Lad mig forklare hvorfor denne strudsetaktik er så forkert.
Det svarer til at I har inviteret til en fest. Da gæsterne ankom, råbte I “hej (for jeg går ud fra at I trods alt har sendt en kvittering for at I har modtaget ansøgningen!). Men nu ignorerer I dem fuldstændig og taler kun med ganske få af gæsterne, de mest attraktive af dem, naturligvis.
Det er ikke alene dumt, det er uhøfligt og pinligt. Jeg går ikke ud fra at I ville opføre jer sådan over for jeres kunder?
Gør det bedre! Jeg ved I kan!
Send afslaget så snart I har truffet beslutningen. Hvis nu I mod forventning får brug for at kontakte ansøgeren igen, vil vedkommende så blive vred over at få en chance til? Nej, vel?
Det gode skriftlige afslag til dem der ikke kommer til samtale
Og skriv et godt afslag. Venligt, imødekommende og med anerkendelse af situationen. Alle der fremover skriver det upersonlige copy-paste standardsvar til bcc “Tak for din ansøgning. Stillingen er besat til anden side. Vi ønsker dig held & lykke,” skal have en finger hugget af. Hver gang. Jeg står klar med øksen.
Svar som om I kender ansøgeren og kan møde ham eller hende i Føtex i morgen. Skriv som I ville sige det. Gør det personligt, tag situationen alvorligt og vis omsorg. Sæt navn på. Sig tak for en god indsats fra ansøgeren. Kom hurtigt med budskabet om at de ikke gik videre. Giv en god forklaring på hvorfor I har valgt andre kandidater til samtale. Sig at I gerne vil høre fra dem en anden gang. Inviter dem til at stille spørgsmål hvis de har nogle. Og sig tak igen inden I slutter af.
“Jamen Katrine, så ringer de jo bare. Og det har vi ikke tid til. Og det er akavet.”
Hørte jeg jer lige sige at I ikke vil bruge tid på mennesker der har brugt tid på jer?
Hvis en kandidat ringer på baggrund af sådan et afslag, husker I tre ting.
For det første betyder det at jeres afslagsbrev var godt. Ansøgeren føler sig tryg nok til at ringe. Det vil også sige at det ikke bliver akavet. Lige pludselig har I dem i røret, og det kommer til at gå rigtig fint helt af sig selv.
For det andet er det gratis læring. Spørg ansøgeren om hun eller han har noget de gerne vil sige til jer om forløbet. Det får I vigtig viden ud af.
For det tredje er I nu næsten helt inde over målstregen i forhold til at få skabt en ambassadør for virksomheden - som I ikke engang har på lønningslisten. Grib muligheden for at få en god lille samtale mellem mennesker. Jeg lover at de vil fortælle det videre over køledisken nede i Føtex.
Det svære afslag i telefonen
Det var den lette del. Nu kommer den svære. De ansøgere som har været til samtale, men ikke fik jobbet.
Dem har I mødt i virkeligheden. Med store smil på. I har haft det pæne tøj på, dækket bord med frisk kaffe og vand, og alle har præsenteret sig fra deres bedste side. I har haft gode dialoger om hvad de og I kan forvente hvis de får jobbet.
Åh, det ville være rart hvis man kunne sende en e-mail også her. Bare lige hurtigt, så man ikke behøvede at tale med dem.
Men det er ikke en god vej frem.
Stå ved jeres valg. Grib telefonen og ring. Og nej, det er ikke HR der skal tage det opkald. Det er den person der skulle have været vedkommendes leder og var med til samtalerne.
Ring op så hurtigt som overhovedet muligt. Vent ikke til alt er forhandlet på plads med den person I ansætter.
Hvorfor? Fordi I så har givet et tavshedsafslag. Ansøgerne sidder ved telefonen og venter. På nåle. Hver eneste gang telefonen giver det mindste pling, bliver de afbrudt i deres gøremål. For hver time der går, bliver de mere og mere sikre på at I har vraget dem og ikke synes at de er vigtige nok til at I gider at tale med dem. Det er en virkelig ufed situation at være i, og I ved det godt!
Når I ringer, så kom hurtigt på banen med budskabet om at det ikke blev dem i denne omgang. De kan høre det i jeres stemme alligevel, og de kan ikke høre noget som helst andet før svesken er kommet på disken. Vis professionel omsorg og anerkend at det er en skuffelse for dem. Og spørg så om de er interesserede i at få lidt feedback. Det er nemlig ikke alle der har lyst eller overskud til det. Hvis de siger ja, er I naturligvis forberedt.
Feedback til ansøgeren der ikke fik jobbet. Her er nogle enkle tips.
Den klassiske feedback er at ansøgeren var god, men den der fik jobbet, havde mere af den erfaring eller de kompetencer som I specifikt var ude efter. For ansøgeren der får afslag, er dén melding som regel overkommelig fordi den ikke går på deres person. Sig gerne hvilke kompetencer der drejer sig om. Det kan være vigtig viden for ansøgeren.
Men: I skal ikke sige det, hvis det er løgn. Heller ikke selvom det er den lette vej ud.
Hvis der er noget i jeres møde med ansøgeren der har gjort at de specifikt er valgt fra, kan I sige det, men husk: KUN hvis de har bedt om feedback. Og hold den på egen banehalvdel. “Vi er usikre på om du…” “Vi oplevede at du…” “Dit svar på x-spørgsmål gjorde at vi blev i tvivl om du…”
Gør det meget venligt, kort og konkret, ellers bliver det overvældende. Også gerne konstruktivt. “Må jeg foreslå dig noget? Måske kunne du til næste samtale…”
Det kan være fristende at give feedback baseret på ansøgerens personlighed. Så har det jo ikke noget at gøre med jer, tænker I. Måske synes I at vedkommende var for genert eller for dominerende og tænker at ansøgeren derfor ikke passede til teamet eller opgaven.
Mit råd: Vær ualmindelig varsom med den slags feedback. En jobsamtale er en konstrueret eksamenssituation som mange oplever som et stort pres. Det gør det svært at være afslappet og vise sig fra sin bedste side. Det samme gælder afslagssamtalen. Ansøgeren er sårbar og har allerede fået én hård feedback, nemlig afslaget. I skal være helt sikre på at ansøgeren er klar til at yderligere kritik.
Husk også på at I netop ikke ligger inde med sandheden. Oplevelsen af ansøgerens personlighed er dannet i en meget specifik situation - og ikke mindst gennem jeres øjne. Den siger lige så meget om jer som den gør om ansøgeren. Så igen: Hold den på egen banehalvdel og sig “til samtalen oplevede vi at…”
Nu er vi tilbage ved begyndelsen. Kan man gøre et afslag til en ambassadør? Absolut! Her kommer opsamlingen.
Tjeklisten til det gode afslag
Husk det her, så kommer det til at gå godt.
Alle ansøgere er lige vigtige, ikke kun den ene som I vælger at ansætte. Giv dem alle sammen en rigtig god oplevelse. Vær ordentlige.
Gør jer den største umage for at give venlige, menneskelige afslag der udviser respekt for den sårbare position som ansøgeren er i.
Giv ALDRIG et tavshedsafslag. Aldrig. Vent ikke på at ansøgeren selv har regnet det ud. Lige der mister I muligheden for at få en ambassadør.
Send en menneskelig og velskrevet e-mail til dem der ikke kommer til samtale. Skriv det som I ville sige det hvis de stod lige foran jer. Sig at I gerne vil svare på deres spørgsmål. Og bliv glade hvis de faktisk ringer. Det er indsatsen værd.
Ring til de ansøgere som I har haft til samtale, men som ikke går videre. Overlad ikke opgaven til HR, og ring så snart du kan. Sæt god tid af og vær velforberedt. Giv budskabet først i samtalen. Anerkend at ansøgeren er ærgerlig. Spørg om de ønsker feedback. Hvis ja, giv venlig, kort og konstruktiv feedback fra egen banehalvdel.
Så let er det at gøre ansøgere til ambassadører for jeres virksomhed. Selv når I giver dem afslag
Ja, det er faktisk så enkelt.
Nu er I klar til at skabe 54 nye ambassadører for jeres virksomhed. En af dem bliver jeres kollega. De andre 53 har fået en rigtig god oplevelse af at møde virksomheden fordi I har gjort jer umage.
Derfor kan I glæde jer til ekstrapræmien: Følelsen af at lykkes med en vanskelig opgave samtidig med at I har opført jer godt og ordentligt over for andre. Og over tid vil I opleve at I får flere ansøgere når I slår stillinger op. Fordi de har hørt godt om virksomheden fra en meget troværdig kilde: En ansøger der har fået afslag, men alligevel er positivt stemt.
Alle vinder. 🙂
God arbejdslyst!
